Защо да насрочите индивидуални срещи с екипа си още сега

Индивидуалната среща е най-добрият начин за мениджърите да се свържат със служителите си.

По време на индивидуалната среща се обсъждат належащи и стратегически въпроси и да развият взаимоотношения, основани на доверие, подкрепа и разбиране. Това е специално място в календара – веднъж седмично или веднъж на две седмици, за очакван и открит разговор. Място за коучинг, менторство, обмяна на идеи, обратна връзка и дори за изпускане на парата.

За мениджърите индивидуалните срещи са най-подходящото време за упражняване на лидерство. Лидерството започва с изграждането на отношения, които надскачат трудовия договор. Отношения, при които служителят се чувства достатъчно спокойно и комфортно, за да каже какво го притеснява, какво му пречи, какво би искал да се промени. Това няма как да се случи на групови срещи или по имейл. Индивидуалните срещи са специално време, запазено за служителите, в което те да получат от своя мениджър това, от което се нуждаят, за да си вършат добре работата. Създава се не само механизъм за отчетност, но и двупосочен комуникационен канал и реална възможност за дискусия. Благодарение на тези срещи се намалява и рискът от непредвидени ситуации вследствие на тлеещи конфликти, дълго трупано напрежение или недоразумения.

Без подходяща рамка, адженда и нагласа обаче индивидуалната среща може да се превърне в поредната среща от вашия календар или в дежурен ангажимент, който минава, без да донесе стойност за двете страни. За да не се случва това, ето няколко акцента, които да имате предвид.

Проверка на това, как служителят се чувства.

Тук можете да задавате въпроси и относно неговите житейски предизвикателства и интереси. Целта е да поддържате връзка с членовете на екипа не само на ниво работа; да демонстрирате, че ви е грижа за тях; да имате поглед върху евентуалните стресови фактори в живота им, преди те да са се превърнали в кризи. Отделете време, за да се уверите, че хората ви се чувстват добре. Влезте в света им, за да видите какво ги вълнува, какво е важно за тях.

„Как се чувстваш?“

„Има ли нещо, което те притеснява?“

„Има ли фактори, които не са свързани с фирмата и които ти пречат да се концентрираш върху работата си?“

„От последната ни среща насам, какво ти донесе най-голямо удовлетворение или дори повод за гордост и защо?“ (в работата и не само)

 „Според теб постигаш ли добър баланс между работа и личен живот? Ако не, защо мислиш, че това е така, и какво можем да направим, за да променим нещата?“

Преглед на текущите задачи.

Възлагайте, приоритизирайте и преглеждайте напредъка по текущите служебни задачи. Препоръчителната честота за това е всяка седмица. Целта е да се определи дали действително се е случило това, което сме искали да се случи, и ако не, какво можем да направим, за да постигнем по-добри резултати следващия път. Слушайте без филтър. Уверете се, че вашите служители се чувстват чути – те трябва да усещат, че гласът им се чува и че има значение. Като лидер ги насочвайте така, че да бъдат успешни, и премахвайте блокажите им, за да правят най-доброто, на което са способни. На първо място, утвърдете като валидна тяхната перспектива. Бъдете безусловно на тяхна страна. Уважавайте ги като личности, а не просто като изпълнители на задачи. Третирайте ги като колеги, а не като подчинени. Разширете перспективата.

„Каква подкрепа ти е необходима от мен тази седмица? Кой е основният ти приоритет за следващата седмица?“

„Има ли нещо в компанията, което ти пречи да си вършиш работата?“

„По скалата от 1 до 10, колко си доволен от настоящата си работа, задължения, длъжност?“

„Чувстваш ли, че с работата си даваш положителен принос за компанията?“

Дългосрочни цели и проекти.

Необходимо е целите да се преразглеждат редовно и напредъкът да се проверява регулярно спрямо съответните етапи на работа. Много компании не се справят добре с организационните си цели, а хората – с индивидуалните си цели, поради простата причина, че всичко е останало до ниво първа и единствена среща. По-дългосрочните цели е препоръчително да се преглеждат на всеки един-два месеца.

„Какви са дългосрочните ти цели? Какви умения са ти необходими, за да ги постигнеш?“

„Смяташ ли, че настоящите ти отговорности и работа са в съответствие с бъдещите ти цели?“

„Какви препятствия ще трябва да преодолееш, за да постигнеш целите си?“

Обсъдете развитието на кариерата.

Развитието на членовете на екипа е една от най-важните отговорности на всеки лидер. Често това не се случва, защото повечето хора на ръководни позиции не успяват да отделят време. Успешните лидери отделят време да помогнат на членовете на екипа си да растат и да разгърнат своя потенциал. Срещи с такъв фокус е добре да се провеждат поне веднъж на тримесечие, така мениджърът може да мотивира професионалиста допълнително за постигането на споделените планове.

„Коя част от твоята работа и роля ти дава най-много енергия и те мотивира най-силно?“

„Ако имаш най-добрия работен ден в идеалната си роля, как би изглеждал той?“

„Към какво постижение в кариерата се стремиш тази година?“

Поискайте и предоставете обратна връзка.

Искането на обратна връзка е от съществено значение за формирането на наистина безопасна среда и култура с висока ефективност и продуктивност, тъй като дава предимство на откровеността и подсилва доверието. Като мениджъри трябва да сте готови и за (конструктивна) критика. Не създавайте впечатление у хората, че трябва да казват само онова, което искате да чуете.

„Имаш ли усещането, че аз като твой мениджър те подкрепям достатъчно?“

„Какви отзиви и предложения имаш за мен и компанията? Би ли искал нещо да промениш?“

„Смяташ ли, че получаваш адекватна обратна връзка?“

„Има ли нещо, с което мога да ти помогна след тази среща? Има ли нещо, което пропуснахме и което искаш да обсъдим?“

Някои хора се опасяват, че откритото изразяване на мнение пред техните мениджъри може да доведе до негативни последици. Доказано е обаче, че най-добрият момент за споделяне на притеснения, критики, предложения и предизвикателства е по време на точно този вид срещи. Според Gallup служителите, които провеждат редовни индивидуални срещи със своите мениджъри, са до три пъти по-ангажирани с работата си и по-мотивирани. Като служител също е необходимо да се подготвите предварително, за да извлечете максимална полза. Това е вашето време да изразите пред мениджъра си своите мисли, да споделите идеи и да съобщите какви са бъдещите ви цели.

• Отделете време преди срещата си, за да обмислите кои теми искате да обсъдите и да ги добавите към аджендата.
• Чувствате се неудовлетворени, разочаровани, изтощени, блокирани? Помислете защо е така и очертайте конкретни потенциални решения, които бихте искали да обсъдите с мениджъра си.
• Останете отворени за дискусия относно това какво наистина върви добре и къде се нуждаете от подкрепата на мениджъра си.
• Поискайте това, което наистина искате. Не забравяйте, че никой не може да чете мислите ви. Обсъдете всичко в детайли.

Източник на снимка:Photo by Snapwire from Pexels