7 стратегии да направим работата си по-лесна

Да бъдеш продуктивен е нещо повече от това да управляваш времето си – това е да управляваш енергията си, за да направим работата си по-лесна.

Да промениш навиците си е трудно и изисква упоритост. Но ето добрата новина: можете да започнете с малко. Независимо дали искате да спестите време и чувство на неудовлетвореност или искате да се съсредоточите по-добре върху това, което наистина има значение, тези съвети са лесни за прилагане и ще ви отведат една крачка (или седем) по-близо до целта.

Редовни почивки с техниката Pomodoro

От хората сте, които седят на бюрото си с часове, без да осъзнават колко време минава? Или може би сте от типа, който се разсейва на всеки няколко минути. Техниката Pomodoro може да бъде полезна и в двата случая. Този подход за управление на времето изисква да разделите работния си ден на по-малки, по-управляеми части (наречени pomodoros) и да използвате таймер, за да ги проследявате. Ще работите в продължение на 25 минути и след това ще вземете 5 минути почивка. След като завършите четири pomodoros, се награждавате с по-дълга почивка от около 20 минути.

Какво прави това за вас? Повишава фокуса ви, като внушава чувство за неотложност, защото естествено ще искате да свършите възможно най-много работа в рамките на всяка 25-минутна част. Освен това гарантира, че ставате от бюрото си от време на време, което е важно за мозъка и тялото ви.

Групиране на имейли

За повечето от нас имейлът е проклятието на нашето съществуване. Държим входящата си кутия в отворен през цялото време таб и не можем да устоим на желанието да проверим веднага щом видим, че е пристигнало ново съобщение. Но това саботира нашия фокус и продуктивност. Постоянно откъсваме вниманието си от настоящата задача, за да прочетем мейл, който вероятно не е толкова спешен или важен.

Ето защо си създайте навика с групирането на имейли, при който си позволявате да четете и отговаряте на имейли само два или три пъти на ден на определени интервали. Това ще намали желанието ви постоянно да наблюдавате входящата си поща и ще попречи на имейла непрекъснато да спъва работния ви ден.

Система за кодиране на списък със задачи

Вашата енергия не остава постоянна през целия ден. Може би сте готови и бързате да прегледате списъка си със задачи веднага щом изпиете сутрешното си кафе, или може би сте човек, който наистина не успява до следобеда.

По-умно е да запазите по-сложните задачи за времето от деня, когато се чувствате най-концентрирани, а рутинните – когато енергията ви е по-ниска.

След като направите своя списък със задачи, използвайте проста система за кодиране, за да посочите къде попадат задачите във вашия енергиен спектър. Можете да изберете символите, които работят за вас. Например използвайте стрелка нагоре, за да посочите наистина натоварващи задачи (като създаване на презентация), и стрелки надолу за неща, които са далеч по-рутинни (като попълване на вашия отчет за разходите). Тук имате известна гъвкавост, но маркирането на вашия списък със задачи по този начин ще ви помогне наистина да се възползвате максимално от времето , което имате през работния си ден.

Заглушаване на известията

Удобно е да обвиняваме нещата и хората около нас за разсейването ни, но знаем, че това не е всичко. Много от нашите крадци на фокус се налагат сами, особено когато става въпрос за известия. Съветът да заглушите известията си, когато наистина искате да свършите работа, не е нов, но колко от нас (и колко често) го прилагат наистина?

Съберете смелост и най-накрая опитайте. Изключете всички известия на телефона си. Затворете таба с имейла. Настройте се на „не безпокойте“ във вашата платформа за съобщения. Това ще ви даде така необходимото време без прекъсване, за да се съсредоточите върху действителната си работа.

Списък със задачи отрано

От хората сте, които съставят списъка си със задачи всяка сутрин? Ето недостатъкът на този подход: той дава възможност на всички останали да диктуват най-неотложните приоритети в работния ви ден. Вероятно не създавате списъка си, докато не проверите имейлите и другите заявки, които са дошли, след като сте си тръгнали вчера, което означава, че тези неща незабавно печелят място в списъка ви със задачи (дори и да не са спешни).

Вместо това опитайте да направите своя списък със задачи за следващия ден, преди да си тръгнете от работа. Тогава е много по-вероятно да напишете по-големите и по-важни приоритети, вместо да оставите входящата си поща да управлява изцяло графика ви. Когато се върнете в офиса утре, ще имате моментално напомняне върху какво всъщност искате да се съсредоточите.

Матрица за приоритизиране на задачите

Случвало ли ви се е да имате толкова много работа, че дори да не знаете откъде да започнете? Създаването на проста матрица може да ви помогне. Лесно е: начертайте квадрат и след това го разделете на четири равни части. На горната страна на квадрата напишете „спешно“ и „неспешно“, а на лявата му страна – „важно“ и „неважно“. След това започнете да нанасяте задачите си в съответните квадратчета. Тази матрица улеснява категоризирането на вашите задачи и съответното им адресиране.

• Спешни и важни – поставете ги на първо място в списъка си със задачи;
• Спешни и неважни – делегирайте ги, ако можете; ако не, заемете се с тях следващия път;
• Неспешни и важни – задайте малко време в календара си, за да се справите с тях в близко бъдеще;
• Неспешни и неважни – те вероятно могат да отпаднат напълно от списъка ви засега.

Шаблони

Всяка работа включва някои повтарящи се задачи, но това не означава, че трябва да започвате от нулата всеки път. Шаблоните могат да ви помогнат да осигурите последователност, като същевременно спестяват време.

Смятате ли, че изпращате подобен имейл често? Запазете го като готов отговор, за да можете бързо да го пуснете в празно съобщение и да персонализирате подробностите.

По подобен начин също е полезно да създадете „пищов“ за себе си. Независимо дали става дума за инструкции, за които винаги ровите в кореспонденцията си, или за размери на снимки, които никога не можете да запомните, съберете всички тези подробности в удобен документ на десктопа ви, за да можете бързо да ги намирате, когато имате нужда от тях.

Обобщение

По-лесна не знаем дали ще е работата ви, ако приложите една или няколко от изброените в статията стратегии, но ви уверяваме, че много скоро ще имате по-подредено и ефективно работно ежедневие.